Revisão do estatuto, organização dos cadastros, análise dos fornecedores e adequação dos sistemas devem entrar imediatamente no planejamento das entidades.

A reforma tributária vai além do pagamento de novos tributos. Para as associações, ela exige uma revisão completa de processos, receitas, contratos, cadastros, fornecedores e sistemas de gestão.

Esse foi o principal alerta do encontro do Hub de Inteligência Contábil e Jurídica, iniciativa da comunidade ConectaA, realizado em 20 de agosto de 2026. A conversa foi moderada por Ricardo Monello e reuniu representantes de diferentes entidades para compartilhar dúvidas, experiencias e caminhos de preparação.

 
“A primeira coisa é trabalhar a cultura e os processos da instituição.”

Segundo Ricardo Monello, a reforma não deve ficar restrita aos departamentos financeiro, fiscal ou contábil. Compras, contratos, tecnologia, gestão de associados e planejamento orçamentário também precisarão participar da adaptação.

O desafio da emissão de documentos fiscais

Uma das principais dúvidas discutidas foi a emissão de documentos fiscais pelas associações, especialmente em operações relacionadas a:

• Contribuições associativas
• Cursos e capacitações
• Eventos e congressos
• Patrocínios
• Doações
• Locações
• Prestação de serviços
• Projetos colaborativos

Um ponto importante é que a não incidência tributária não significa, necessariamente, dispensa da emissão de documento fiscal. Portanto, mesmo uma operação sem recolhimento de tributo poderá exigir algum tipo de documentação ou controle fiscal.

 
“Mesmo que eu não pague algum tributo, a emissão ou não de documento vai depender de disposição legal.”

As entidades também precisam avaliar se aquilo que hoje é tratado como contribuição associativa realmente se destina apenas a manutenção institucional ou se existe alguma contraprestação direta ao associado, como acesso a cursos, serviços ou benefícios específicos.

Começar pela gestão, não apenas pela nota fiscal

Essa mudança de abordagem permite que a entidade identifique primeiro:

• O impacto da reforma sobre seu modelo de negócio;
• As receitas que poderão receber tratamentos diferentes;
• Os riscos financeiros e jurídicos;
• A necessidade de atualizar processos internos;
• O nível de preparação da contabilidade;
• Os possíveis impactos no orçamento e no fluxo de caixa.

Cadastro atualizado será essencial

Outro alerta importante foi a necessidade de revisar as bases de dados. Muitas entidades ainda apresentam divergências entre o que está previsto no estatuto, o que acontece na prática e o que é registrado contabilmente.

1. Cadastro da própria entidade

• Estatuto social;
• Natureza jurídica;
• Condição de entidade imune ou isenta;
• Atividades registradas;
• Produtos e serviços oferecidos;
• Natureza de cada receita;
• Códigos e classificações fiscais;
• Informações existentes nas bases oficiais.

2. Cadastro de fornecedores

• Regime tributário;
• Produto ou serviço fornecido;
• Classificação fiscal;
• Natureza da operação;
• Possibilidade de geração de crédito;
• Valores líquidos e tributos incluídos;
• Regularidade cadastral e fiscal.

 
“A primeira coisa é olhar para o cadastro da própria entidade. A segunda é a base de dados dos nossos fornecedores.”

O regime tributário do fornecedor poderá influenciar o custo final da contratação e o eventual aproveitamento de créditos. Por isso, escolher somente pelo menor preço pode deixar de ser suficiente.

Contratos e fornecedores precisam ser reavaliados

Entidades que trabalham com grande quantidade de fornecedores, especialmente na realização de eventos, deverão analisar cuidadosamente contratos de:

• Locação de espaços e equipamentos;
• Credenciamento;
• Segurança;
• Montagem;
• Alimentação;
• Tecnologia;
• Prestação de serviços;
• Profissionais contratados como pessoa jurídica.

Além dos fornecedores, contratos com profissionais pessoa jurídica também precisarão de análise individual. A decisão deve considerar não apenas possíveis créditos tributários, mas também os riscos trabalhistas e a forma como a relação profissional acontece na prática.

Tecnologia e ERP entram no centro da discussão

A preparação também passa pela avaliação dos sistemas utilizados pela entidade. O ERP deverá estar preparado para:

• Registrar corretamente entradas e saídas;
• Separar diferentes tipos de receita;
• Classificar produtos e serviços;
• Armazenar informações fiscais dos fornecedores;
• Apoiar a apuração tributária;
• Integrar os dados financeiros, fiscais e contábeis;
• Permitir conferência e rastreabilidade das operações.
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Mesmo quando houver apuração assistida, será necessário conferir os dados. A recomendação é não depender exclusivamente das informações disponibilizadas pelos sistemas públicos.

Impacto no orçamento e no fluxo de caixa

Os participantes também demonstraram preocupação com o possível aumento dos custos. Além da carga tributária sobre determinadas receitas, as entidades poderão enfrentar preços maiores na contratação de fornecedores.

Outro fator de atenção e o fluxo de caixa. O pagamento na compra e o aproveitamento posterior dos créditos podem acontecer em momentos diferentes, exigindo maior disponibilidade financeira.

Por isso, o planejamento deve considerar:

• Novos custos tributários;
• Renegociação de contratos;
• Revisão de preços e contribuições;
• Margens de segurança no orçamento;
• Diferença entre pagamento e compensação de créditos;
• Possíveis mudanças no regime tributário dos fornecedores;
• Investimentos em sistemas e consultorias.

 

Quatro prioridades para começar agora

• Revisar o estatuto social – Confirmar as atividades previstas; Avaliar o enquadramento como entidade imune ou isenta; Verificar se as receitas estão alinhadas ao objeto institucional; Identificar eventuais contraprestações ao associado.
• Organizar os cadastros – Atualizar os dados da entidade; Classificar receitas, produtos e serviços; Revisar as informações de associados, clientes e fornecedores; Corrigir divergências cadastrais.
• Avaliar tecnologia e processos – Verificar se o ERP poderá ser adaptado; Integrar compras, financeiro, fiscal e contabilidade; Criar controles para entradas, saídas e créditos; Preparar a equipe para conferir a apuração
• Revisitar a emissão de documentos fiscais – Identificar quais receitas exigem documentação; Separar contribuição associativa de receitas contraprestacionais; Consultar contador e advogado; Acompanhar as regulamentações aplicáveis; Preparar os documentos fiscais com os campos necessários.

Preparação deve envolver toda a entidade

A principal conclusão do encontro e que esperar todas as regras estarem definidas pode reduzir o tempo disponível para adaptação. Mesmo diante das incertezas, as associações já podem organizar dados, revisar processos e construir cenários financeiros.

 
“Mais do que cumprir uma obrigação fiscal, o momento exige organização, visão estratégica e colaboração entre as entidades.”

A reforma tributária deve ser tratada como um projeto institucional, com participação da liderança, das áreas administrativa, financeira, jurídica, contábil, de compras e de tecnologia.