Os eventos virtuais provavelmente continuarão sendo o ator dominante no espaço de eventos. No entanto, conforme começamos a ver o impacto dos programas de vacinação da covid-19 e as restrições de bloqueio começam a diminuir lentamente, os eventos presenciais retornarão, embora ainda com restrições. E, quando isso acontecer, hospedar um evento híbrido que permita participantes presenciais e virtuais faz muito sentido.
No entanto, uma nova pesquisa da Eventsforce descobriu que 70% dos organizadores de eventos NÃO estão considerando o híbrido como parte de sua estratégia de eventos para o futuro. Mas, por quê não?
- Qual é o problema com o híbrido?
- Deve fazer parte da estratégia do seu evento para avançar?
- Quais são algumas das principais considerações sobre as quais você precisa pensar antes de dar esse passo?
Com isso em mente, vamos dar uma olhada em alguns dos prós e contras mais importantes dos eventos híbridos.
Os benefícios de hospedar eventos híbridos
Se há uma lição que aprendemos com 2020, é que os eventos virtuais podem funcionar se planejados e executados bem. E um dos principais benefícios? A capacidade de alcançar mais pessoas e se envolver com aqueles que normalmente não participavam de eventos presenciais. O que é ótimo. Colocar essas pessoas de lado assim que os eventos pessoais retornarem não fará nenhum sentido. Existem outros benefícios para o modelo híbrido, incluindo:
1) Mais opções para todos
Os eventos híbridos oferecem mais opções para os participantes. Eles podem escolher se querem participar do evento pessoalmente ou como um participante virtual. Ele fornece opções a eles. Eles não são obrigados a viajar metade do caminho ao redor do globo se não quiserem. Eles podem simplesmente comparecer virtualmente. Mas se eles quiserem viajar e conhecer fisicamente outras pessoas, eles podem.
Algumas pessoas podem não ter tempo, dinheiro ou o apoio necessário para ir a um evento como participante presencial. No entanto, como um componente virtual é uma parte importante de um evento híbrido, não há motivo para perdê-lo.
Os eventos híbridos também são bons para as organizações que os realizam. Não é mais necessário ficar restrito ao espaço físico do local. A oportunidade virtual derrubou todos os limites. Isso significa que uma empresa pode decidir quantos participantes deseja convidar para o evento presencial (ex. Clientes VIP), em vez de tentar obter o maior espaço possível para cobrir o maior número de pessoas possível.
Algumas organizações estão desenvolvendo uma abordagem de ‘hub híbrido’ que conecta participantes virtuais a hubs de pessoas que participam do evento pessoalmente. Todos se unem por meio de uma experiência digital, mas os participantes desfrutam de uma experiência diferente. Eventos híbridos certamente oferecem escolha.
2) Maior diversidade e inclusão
Uma maior inclusão dos participantes é uma das melhores coisas sobre o híbrido. Eles permitem que os participantes que não poderiam comparecer agora o façam – isso pode significar mais receita para o seu evento também, se você cobrar taxas de inscrição. Já mencionamos questões como dinheiro, tempo ou falta de apoio como sendo os principais motivos para as pessoas não poderem comparecer pessoalmente.
No entanto, também existem outros fatores. Por exemplo, alguns participantes podem não ser capazes de comparecer devido à impossibilidade de obter a documentação necessária, por exemplo, um pedido de visto para entrar em um país. Um participante virtual, é claro, não precisa de visto.
E como os eventos híbridos aumentam a inclusão de participantes, isso significa que você obterá mais diversidade de opiniões como resultado. Os dois vão de mãos dadas. Mais diversidade de opinião leva a discussões e debates mais profundos e ricos. Isso só pode ser uma coisa boa.
3) A conexão sustentável
Os benefícios dos eventos híbridos em termos de valor de sustentabilidade são consideráveis. Tradicionalmente, a única maneira de as pessoas comparecerem aos eventos era comparecendo pessoalmente. Frequentemente, isso resultava em participantes viajando longas distâncias e ficando ausente das suas casas e instituições. Essas ações tiveram um impacto adverso nas iniciativas de sustentabilidade, até porque as viagens aéreas são um dos maiores contribuintes para a poluição do clima. Portanto, oferecer aos participantes uma alternativa de viagem por meio de um componente virtual demonstra como os eventos híbridos podem ser benéficos para o meio ambiente.
No entanto, a sustentabilidade não se trata apenas do impacto no planeta. Os eventos híbridos também são sustentáveis no que diz respeito à geração de renda e rentabilidade. Lembre-se de seu alcance estendido para aquelas pessoas que normalmente não podiam comparecer a eventos pessoais. Esse alcance é bom para você, bom para seus patrocinadores e bom para seus expositores.
Além disso, se você realizou eventos virtuais no ano passado, certamente não pode excluir repentinamente o público virtual quando voltarmos aos eventos presenciais. Isso não faria sentido algum. Os eventos híbridos oferecem a capacidade de desenvolver suas credenciais de sustentabilidade com o planeta e sua lucratividade.
Os contras de hospedar eventos híbridos
Os benefícios são claros, mas há uma razão pela qual muitos organizadores estão lutando para se adaptar a uma estratégia híbrida para que seus eventos avancem. Vamos dar uma olhada em algumas das preocupações mais comuns que ouvimos no setor:
1) Complexo para entregar
Um dos grandes desafios dos eventos híbridos é que eles são complexos de entregar e potencialmente caros. Essencialmente, entregar um evento híbrido significa produzir dois eventos e, portanto, você precisará de mais recursos.
Você também não pode oferecer a mesma experiência para os dois públicos. A experiência do participante virtual deve ser diferente da presencial – caso contrário, por que alguém se incomodaria? Se você não desenvolver programas que falem com o tipo de participante, você corre o risco de não satisfazer nenhum dos conjuntos de participantes.
Já se foram os dias de streaming para um público virtual, colocando uma câmera no fundo de uma sessão plenária. Seus participantes são muito mais sofisticados e exigem mais. O componente virtual deve ser uma produção em si, o que é distinto da experiência pessoal.
Você também deve pensar estrategicamente sobre suas decisões de preços. Quanto você cobrará por um participante presencial? Você precisará de um local menor para um público menor? Isso ajudará nos custos? Quanto você deve cobrar por um participante virtual? Além dos participantes, os preços precisam ser ajustados para aumentar as oportunidades de patrocínio e expositor. Não há dúvida de que os eventos híbridos exigem que decisões mais complexas sejam tomadas.
2) Inveja do público
Após a questão da complexidade, vem o desafio complicado da inveja do público. Isto existe? É verdade. Qualquer participante que comparece a um evento está interessado no que ele tem a oferecer. É natural.
Se você for a um evento híbrido como um participante presencial, você realmente se preocupa com a experiência do público virtual? Provavelmente não. E se você é um participante virtual, você está realmente preocupado com o que está acontecendo no local físico? Novamente, é bastante improvável. Isso não quer dizer que os participantes não estejam interessados no que está acontecendo além de seu programa, mas estão mais interessados naquele que estão participando.
E é aqui que os eventos híbridos precisam entregar e superar as expectativas para reduzir qualquer potencial de inveja do público – já que isso afetará a participação na próxima vez. A última coisa que você deseja é que um público acredite que está sendo prejudicado por você, proporcionando aos outros participantes uma experiência melhor.
A percepção é sempre complicada e é aí que você precisa garantir diligentemente que nenhum conjunto de participantes sinta que está perdendo.
3) A necessidade de mudança
Os eventos híbridos, por sua própria natureza, desafiam as pessoas a mudar. Embora não gritem mudanças, certamente as causam por causa das oportunidades que oferecem. Os participantes têm mais opções e as organizações podem decidir se desejam ou não realizar eventos híbridos. E embora você possa argumentar que é uma coisa boa, nem todo mundo busca ou deseja mudar.
Eventos presenciais têm sido o único show na cidade (até agora). As pessoas estão acostumadas com a forma como trabalham, o que se espera e como os negócios são gerados. Eles são confortáveis e podem facilmente argumentar se algo não está quebrado, então por que consertar.
No entanto, a covid-19 mudou tudo e os eventos se tornaram um grande momento. Obras virtuais e se você adicionar isso a um evento presencial para criar sua experiência híbrida, você estará fazendo grandes mudanças. Nem todo mundo quer mudanças ou está pronto para isso e isso pode ser um desafio para o lançamento bem-sucedido de eventos híbridos.
Conclusão – Tempo para avaliação
Se você acredita que eventos híbridos são o futuro e são o “novo normal”, depende inteiramente de você e dos objetivos (e orçamentos) de sua organização. Mas antes de chegar a qualquer conclusão, você precisará abrir mão de qualquer “preconceito inconsciente” que possa estar segurando.
Os eventos híbridos oferecem uma alternativa, um novo caminho a seguir, mas eles vêm com complexidade. Eles vêm com riscos e trazem benefícios. Eles podem ser difíceis de navegar, mas ao mesmo tempo oferecem possibilidades infinitas.
Existem realmente prós e contras a serem considerados. Mas uma coisa é clara, eles devem ser incluídos em suas discussões agora para estabelecer como e quando devem ser usados. Eles certamente têm um lugar dentro da mistura que você oferece de eventos presenciais e virtuais.
Essa matéria foi traduzida e adaptada do “The pros and cons of Hybrid events da Eventsforce” pelo content expert Frederico Torres, da Conecta Associações.
O Conecta Associações é uma rede de relacionamentos, interação e compartilhamento de experiências entre pessoas, feita por pessoas que são apaixonadas pelo mundo associativo e buscam todos os dias compartilhar algo que ajude e inspire os profissionais desse mercado.
Você pode fazer parte escrevendo conteúdo, sugerindo temas para as lives e entrevistas. Também, participando do nosso grupo de debates no WhastApp.
Siga o CONECTAA nas redes sociais para acompanhar as novidades.
