Este artigo é resultado do trabalho desenvolvido durante o evento ConectaA Weekend 2023, que reuniu líderes de associações e sociedades de diferentes setores para discutir o tema “+Engajamento +Receitas – Engaje seus membros para aumentar as receitas”.
Durante o evento, foram abordados cinco pilares que representam as principais oportunidades para aprimorar o engajamento. Entre eles, destacam-se:
- A evolução do engajamento das novas gerações: Como adaptar a proposta de valor atual para atrair os jovens?
- A evolução da oferta de conteúdo: Como fornecer conteúdo por meio de canais, formatos e frequência eficazes?
- A evolução dos eventos presenciais: O que se torna relevante nos eventos presenciais e como desenvolver um novo design e experiência para eles?
- A evolução da digitalização: Como utilizar a digitalização e a comunicação multicanal para fortalecer o engajamento com os membros?
- A evolução do crescimento da receita: Quais são os diferenciais e caminhos para melhorar e atrair outras fontes de receita?
Neste capítulo, vamos aprofundar sobre a evolução dos eventos presenciais, entendendo o que passa a ser relevante e como desenvolver um novo design e experiência do evento.
Os eventos presenciais têm sido um elemento fundamental para o engajamento dos membros das associações e sociedades. No entanto, com as mudanças rápidas e constantes no cenário atual, é essencial repensar o formato e a experiência desses eventos, a fim de manter seu impacto e relevância.
A evolução dos eventos presenciais envolve não apenas a adaptação às novas demandas e preferências dos participantes, mas também a incorporação de elementos inovadores que proporcionem uma experiência diferenciada. Nesse sentido, é necessário explorar novos designs, abordagens e tecnologias que possam potencializar o engajamento dos membros.
É essencial explorar formatos inovadores que vão além das tradicionais palestras e painéis. O tempo que uma pessoa é capaz de manter sua atenção em um conteúdo reduziu muito, por isso formatos interativos e conteúdos mais curtos são essenciais. Workshops práticos, atividades colaborativas, sessões de networking estruturado e experiências imersivas são exemplos de abordagens que podem cativar e envolver os participantes de maneira mais profunda.
A tecnologia também desempenha um papel fundamental na evolução dos eventos presenciais e precisa ser aplicada com propósito claro para ser efetivo. O uso de aplicativos móveis, plataformas de interação virtual e recursos de realidade aumentada ou virtual já são vistos em muitos eventos. Outros facilitadores têm surgido com mais frequência, como credenciamento com biometria facial e chatbot humanizado com inteligência artificial para dar informações sobre o evento. Todo evento precisa ter isso? Claro que não, mas sem dúvida você pode causar um impacto no seu público ao proporcionar a ele esse tipo de experiência pela primeira vez.
Outro aspecto relevante é a sustentabilidade. Os participantes estão mais conscientes e exigentes em relação às práticas sustentáveis. Nesse sentido, é essencial considerar opções eco-friendly, como escolha de locais com certificações ambientais e incentivo ao transporte sustentável.
Para embasar as estratégias que serão apresentadas, foram utilizados os resultados do estudo Association Engagement Index 2022, uma pesquisa global que avalia o engajamento em associações. O AEI 2022 mede o desempenho, a força do relacionamento e os resultados das táticas de engajamento, considerando a perspectiva dos membros e clientes das associações. Ele avalia três indicadores críticos: desempenho da associação, benefícios oferecidos e preferência em relação a outras fontes de conhecimento e conteúdo.
A pesquisa contou com a participação de 12.700 respostas de 51 associações em 118 países ao redor do mundo. Esses dados fornecem insights valiosos para a compreensão do engajamento e orientam as estratégias propostas.
No contexto abordado neste Paper, destacam-se os seguintes dados da pesquisa:
- 73% dos entrevistados afirmaram que eventos virtuais são uma boa alternativa e podem/ devem complementar os eventos presenciais.
- 56% dos membros indicaram que sua forma preferida de interagir com colegas e a comunidade da associação é uma combinação de meios virtuais (online) e presenciais (offline)
Com base nesses resultados, a MCI propõe a adoção dos “três Cs do engajamento“: escolha (choice), múltiplos canais (channels) e customização da experiência (customize). Essas estratégias visam oferecer aos membros a liberdade de escolha, aproveitar diversos canais de comunicação e adaptar suas experiências de acordo com as preferências individuais.
Para implementar os “três Cs do engajamento” de forma eficaz em eventos presenciais, é essencial adotar abordagens flexíveis e adaptáveis.
A seguir, apresentaremos os desafios e soluções identificados para melhorar a experiência nos eventos presenciais:
Desafio 1: Criar um novo design do evento de acordo com novos hábitos dos consumidores (conteúdo, experiência e relacionamento)
O desafio de criar um novo design do evento surge devido à necessidade de adaptação aos novos hábitos dos consumidores. Com a rápida evolução da tecnologia e a mudança nas preferências dos participantes, é essencial repensar o formato do evento, tanto em termos de conteúdo quanto de experiência e relacionamento.
Soluções propostas:
- Experiência Personalizada: Criar trilhas de conhecimento conforme perfis de público pré-definidos, oferecendo conteúdo relevante e específico para atender às necessidades individuais dos participantes.
- Incluir bem-estar com experiências sensoriais e imersivas: Além do conteúdo motivacional com grandes keynote speakers, proporcionar experiências sensoriais e imersivas que despertem emoções e engajem os participantes de maneira única.
- Oferecer mecânicas de networking: Estimular a interação e conexão entre os participantes, tanto presencialmente quanto virtualmente, por meio de comunidades pré e pós-evento, rodadas de negócios, mentorias e atividades sociais que promovam relacionamentos significativos.
- Ambientes de descontração: Criar espaços descontraídos e acolhedores onde os participantes possam relaxar, socializar e aproveitar momentos de descontração durante o evento.
- Novos formatos de conteúdo: Explorar formatos mais curtos, segmentados por público-alvo, que sejam mais interativos e dinâmicos, como apresentações em formato arena, painéis de discussão e sessões práticas.
- Colaboração e interação: Promover a interação entre os participantes por meio de tecnologias como aplicativos móveis, plataformas de chat e redes sociais, permitindo a troca de ideias, compartilhamento de experiências e criação de networking virtual.
Desafio 2: Gerar mais valor para os patrocinadores e parceiros
Gerar mais valor para os patrocinadores e parceiros é um desafio crucial para o sucesso do evento. Os patrocinadores desempenham um papel fundamental na viabilização e financiamento do evento, e é essencial oferecer a eles benefícios tangíveis que justifiquem o investimento realizado. Além disso, é necessário estabelecer parcerias estratégicas que agreguem valor mútuo, criando oportunidades de negócio e ampliando a visibilidade das marcas envolvidas.
Soluções propostas:
- Experiências Exclusivas: Criar experiências exclusivas para os patrocinadores e parceiros, oferecendo benefícios especiais ou acesso privilegiado. Isso pode incluir sessões privadas com palestrantes renomados, convites para eventos fechados, encontros com líderes de pensamento da área ou acesso a áreas restritas.
- Colaboração em Conteúdo: Incluir os patrocinadores e parceiros no conteúdo do evento, permitindo que compartilhem seu conhecimento e experiência por meio de palestras não comerciais. Essa colaboração enriquece o programa do evento, oferecendo insights valiosos aos participantes e fortalecendo a parceria com os patrocinadores.
- Ativações: Promover ativações especiais, como encontros exclusivos com patrocinadores ou keynotes patrocinados. Essas atividades proporcionam um ambiente mais íntimo para networking e interação entre os patrocinadores e o público.
- Curadoria de conteúdo: Realizar uma curadoria cuidadosa do conteúdo, levando em consideração os temas de relevância para os patrocinadores. Ao alinhar o programa do evento com os interesses dos patrocinadores, é possível aumentar o envolvimento e o interesse dessas empresas em participar e apoiar o evento.
- Marketing pré e pós-evento: Desenvolver estratégias de marketing em conjunto com os patrocinadores, criando conteúdo promocional compartilhado em redes sociais, sites e e-mails direcionados. Essa colaboração amplia a visibilidade do evento e fortalece a parceria com os patrocinadores.
- Mais tempo de contato: Proporcionar mais tempo de contato entre os patrocinadores e o público, seja por meio de intervalos dedicados a networking, espaços de exposição interativos ou sessões de perguntas e respostas com representantes das empresas patrocinadoras.
- Ativações imersivas: Criar ativações imersivas e interativas durante o evento, que envolvam os participantes e também destaquem os patrocinadores. Essas ativações proporcionam uma experiência memorável aos participantes e aumentam a visibilidade das empresas patrocinadoras.
Desafio 3: Criar “Fear of Missing Out” (FOMO) ou medo de perder algo
Criar o “Fear of Missing Out” (FOMO) ou medo de perder algo é um desafio importante para atrair e engajar os participantes do evento. O FOMO é um fenômeno psicológico que desperta o desejo de participar de eventos ou atividades para não ficar de fora de experiências únicas e valiosas. Nesse contexto, é necessário criar uma atmosfera de exclusividade, oferecer conteúdo e oportunidades únicas que despertem o interesse e a curiosidade dos participantes.
Soluções propostas:
- Inteligência de dados para criar a campanha de marketing: Utilizar dados e análises para direcionar a estratégia de marketing do evento, identificando o público-alvo, suas preferências e comportamentos. Isso permite uma campanha personalizada e eficaz, aumentando a relevância do evento para os potenciais participantes.
- Ineditismo e inovação: Oferecer conteúdo exclusivo ou informações privilegiadas aos participantes, proporcionando uma experiência única e diferenciada. Isso pode incluir acesso antecipado a conteúdo relevante, apresentação de pesquisas exclusivas ou lançamento de produtos/serviços inovadores durante o evento.
- Experiências mais imersivas: Criar experiências imersivas durante o evento, utilizando tecnologias como realidade virtual, realidade aumentada ou gamificação. Isso permite que os participantes mergulhem em ambientes interativos e envolventes, aumentando o impacto e a memorabilidade do evento.
- Testemunhos e depoimentos de participantes anteriores: Compartilhar testemunhos e depoimentos de participantes anteriores que tiveram experiências valiosas e impactantes no evento. Isso ajuda a construir credibilidade e confiança, demonstrando os benefícios e o valor que o evento pode proporcionar aos participantes.
- Parcerias com influenciadores ou figuras de destaque: Estabelecer parcerias com influenciadores relevantes ou figuras de destaque na área relacionada ao evento. Essas parcerias podem incluir participações especiais, divulgação nas redes sociais, compartilhamento de conteúdo ou colaborações que ajudem a aumentar a visibilidade e o alcance do evento, atraindo um público mais amplo.
Ao compreender a evolução dos eventos presenciais e adaptar-se às mudanças do cenário atual, as associações e sociedades estarão preparadas para oferecer experiências memoráveis e relevantes, tanto nos encontros presenciais quanto nos virtuais. Combinando o melhor dos dois mundos, essas organizações podem alcançar um nível mais alto de engajamento dos membros, proporcionando interações pessoais significativas e aproveitando as vantagens das tecnologias modernas.
Ao investir na criação de eventos presenciais de qualidade, com conteúdo atraente, networking efetivo e atividades interativas, as associações e sociedades se tornam catalisadores de conexões genuínas, impulsionando o crescimento das receitas e fortalecendo a fidelidade dos membros.
A presença física permite uma conexão humana mais profunda, estimula a colaboração e facilita a troca de conhecimento e ideias, elementos essenciais para o sucesso das organizações em um mundo cada vez mais digital.
Conteúdo desenvolvido por:
Celina Araujo – Associação Brasileira de Energia Solar Fotovoltaica (ABSOLAR)
Olinda Pinto – Associação Paulista de Supermercados (APAS)
Reinaldo Tovo Filho – Hospital Sírio Libanês
Renata Pozza – MCI Brasil & Conecta Associações
Ricardo Roberto Monello – Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas. (FENACON)
