A gestão de feiras, congressos e eventos associativos envolve muito mais do que logística e execução. Em um cenário de equipes enxutas, múltiplos stakeholders e expectativas crescentes de públicos e patrocinadores, operar feiras, congressos e encontros institucionais exige liderança clara, processos bem definidos e propósito compartilhado. Esse foi o eixo central do segundo encontro do Hub de Feiras, Congressos e Eventos, da Conecta Associações, que reuniu profissionais de diferentes entidades para discutir os desafios reais da operação e da gestão de pessoas em eventos associativos. O evento online aconteceu no dia 19 de novembro de 2025.
O encontro foi moderado por Renata Pozza, diretora de soluções para associações da MCI Brasil e embaixadora da Conecta Associações, e contou com a participação de Marcos Morita, diretor operacional da MCI, responsável pela operação da APAS Show, o maior evento de alimentos e bebidas da América Latina. Com mais de 20 anos de experiência em grandes eventos, Morita trouxe uma visão prática sobre como estruturar times, tomar decisões em ambientes de alta pressão e garantir entregas consistentes mesmo em contextos de recursos limitados.
Feiras, congressos e eventos associativos são feitos por pessoas — e liderar é parte da entrega
Logo no início da conversa, ficou evidente que um dos maiores desafios da gestão de eventos associativos não está apenas no planejamento, mas na liderança de equipes multidisciplinares, formadas por profissionais internos, fornecedores, parceiros e, muitas vezes, voluntários.
Segundo Marcos Morita, a base de uma boa gestão está em responder três perguntas fundamentais para o time:
- O que precisa ser feito
- Como será feito
- Por que isso é importante
Quando esses três elementos estão claros, as equipes se sentem mais seguras para atuar, tomar decisões rápidas e assumir responsabilidades, algo essencial em eventos, onde imprevistos fazem parte da rotina.
Planejamento reverso e responsabilidade compartilhada
Um dos principais aprendizados do encontro foi a importância do planejamento reverso na gestão de feiras, congressos e eventos associativos.
A lógica parte da data do evento e retrocede, mapeando todas as entregas necessárias até o dia da realização. Esse cronograma, como destacou Morita, não deve ser construído de forma isolada pela liderança, mas cocriado com os responsáveis por cada etapa, considerando:
- Prazos internos das associações
- Processos de aprovação jurídica e financeira
- Dependência entre áreas e fornecedores
- Capacidade real das equipes envolvidas
Ao envolver os profissionais no desenho do cronograma, cria-se um alinhamento mais sólido e um senso claro de responsabilidade coletiva sobre a entrega.
Comunicação, feedback e autonomia em ambientes de pressão
Outro ponto recorrente da conversa foi a necessidade de manter comunicação clara, feedback contínuo e autonomia operacional, especialmente em eventos de grande porte.
Em contextos como o da APAS Show, onde decisões precisam ser tomadas em tempo real, é fundamental que:
- As responsabilidades estejam claramente definidas
- As alçadas de decisão sejam conhecidas previamente
- Os fluxos de comunicação estejam desenhados antes do evento
A gestão de crises, segundo Morita, começa no planejamento. Antecipar cenários e definir caminhos de decisão reduz ruídos, evita paralisações e garante respostas mais ágeis diante de imprevistos.
Equipes pequenas, eventos grandes: a realidade das associações
A troca entre os participantes revelou uma realidade comum no setor associativo: equipes extremamente enxutas operando eventos de grande complexidade.
Entre os contextos compartilhados, surgiram exemplos como:
- Congressos com milhares de participantes organizados por equipes de quatro ou cinco pessoas
- Estruturas híbridas, que combinam times internos, voluntários e fornecedores
- Forte dependência de patrocinadores para viabilizar inovação e experiências
Essa realidade reforça a importância de processos bem estruturados, integração entre áreas e priorização estratégica, já que o erro e o retrabalho têm impacto direto na sustentabilidade do evento.
Tomada de decisão e hierarquia: como evitar gargalos
Outro tema sensível discutido no encontro foi a tomada de decisão em ambientes hierarquizados, especialmente quando envolve custos não previstos.
A principal recomendação foi mapear previamente:
- Quem são os decisores em diferentes cenários
- Quais situações exigem aprovação formal
- Quais podem ser resolvidas diretamente pela operação
Criar fluxos de decisão e planos de contingência antes do evento evita atrasos, reduz riscos e dá mais segurança às equipes durante a execução.
Inovação em eventos associativos: começar pelo que já existe
Ao falar de inovação, o encontro trouxe uma reflexão importante: nem toda inovação precisa ser disruptiva.
Muitas associações já possuem ativos relevantes (conteúdos consolidados, formatos tradicionais, comunidades engajadas) que podem ser adaptados e ressignificados. Inovar, nesse contexto, pode significar:
- Usar o que já existe de forma diferente
- Introduzir mudanças graduais
- Testar novos formatos sem romper completamente com o modelo atual
Essa abordagem tende a gerar menos resistência interna e facilita o alinhamento com diretorias e conselhos, especialmente em associações mais tradicionais ou técnico-científicas.
Eventos como ferramenta estratégica da associação
Ao longo da conversa, ficou claro que eventos associativos não devem ser vistos apenas como entregas operacionais. Quando conectados ao propósito institucional, eles se tornam ferramentas estratégicas de relacionamento, geração de valor, representatividade e sustentabilidade financeira.
Esse entendimento amplia o engajamento interno, reduz silos entre áreas e fortalece o papel dos eventos dentro da estratégia maior da associação.
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